Organizing Commitee berasal dari kata Organisasi dan Komite. Organisasi yaitu kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan dan visi-misi yang sama. Sedangkan Komite yaitu Komisi atau Badan yang bertanggung jawab terhadap suatu program (kegiatan).
Jadi, Organizing Committee adalah
suatu kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan yang sama dalam
melaksanakan suatu kegiatan dan bertanggung jawab atas pelaksanaan
kegiatan tersebut. Dengan kata lain, Organizing Committee disebut juga sebagai Panitia Pelaksana.
II. PROSES LAHIRNYA KEGIATAN
Proses lahirnya sebuah kegiatan dan bagaimana peran OC didalamnya:
Fungsi Administrasi:
- Planning
- Organizing
- Aktuated
- Controling
- Evaluated
|
STEERING
COMMITTEE
(pengawas)
|
KEGIATAN
|
ORGANIZING
COMMITTEE
(pelaksana)
|
( MANAJEMEN KEGIATAN )
Keterangan Gambar:
Sebuah
kegiatan lahir oleh adanya fungsi administrasi yaitu perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuated),
pengawasan (controlling) dan pengevaluasian (evaluated).
Fungsi
administrasi tersebut dilaksanakan oleh Organizing Committee (OC)
sebagai panitia teknis dalam melakukan program dan kinerja dari pada tim
OC akan mendapatkan pengawasan oleh Steering Committee (SC) agar
kinerja OC dapat terlaksana sesuai yang di rencanakan.
Dengan
terlaksananya fungsi tersebut maka terlahirnya sebuah kegiatan yang
sukses berkat kinerja baik yang terbentuk secara sistematis.
Konsep demikian disebut dengan Manajemen Kegiatan
III. PRINSIP MANAJEMEN KEGIATAN
Pada
dasarnya lahirnya sebuah kegiatan didasari oleh sebuah perencanaa yang
telah terfikirkan untuk dilaksanakan sebagai sebuah daya kreativitas
manusia. Sebuah kegiatan yang akan dilaksanakan, para pelaksana berharap
agar kegiatan tersebut dapat terlaksana dengan baik dan sukses serta
bermanfaat bagi setiap peminatnya baik secara moril maupun materil.
Oleh
sebab itu, suatu perencanaan yang baik yang didasari pada pelaksanaan
dan tim work yang produktif seyogyanya akan melahirkan sebuah kegiatan
yang seperti diharapakan. Sebuah prinsip manajemen kegiatan yang wajib
diketahui dan dilakukan bagi setiap pelaksana kegiatan (Panitia atau IO)
agar kegiatan terlaksana dengan baik dan sukses yaitu:
“Semua kegiatan
atau aktifitas manusia haruslah dikelola dengan baik. Jika tidak
biasanya hasilnya tidak sesuai dengan harapan. Ciri kegiatan yang tidak berhasil adalah tujuan yang tidak tercapai, waktu yang
dibutuhkan terlalu lama/tidak sesuai rencana atau biaya yang terlalu
besar.Bisa salah satunya atau gabungan dari ketiganya itu”.
IV. ALASAN MENGAPA ADANYA PROGRAM KEGIATAN
a. Melanjutkan Program Terdahulu
Dalam
sebuah organisasi atau lembaga dalam menjalankan program/agenda proses
kerjanya, kegiatan-kegiatan yang telah menjadi program rutin organisasi
merupakan hal yang harus dilaksanakan. Menjalankan sebuah organisasi
konkritnya adalah melaksanakan setiap agenda rutin organisasi dan
melanjutkan setiap program yang telah teragenda pada organisasi atau
lembaga tersebut. Petaka terjadi apabila sebuah organisasi/lembaga tidak
dapat melanjutkan program terdahulunya yang akan mengakibatkan mati
atau berhentinya sebuah organisasi/lembaga.
b. Menerima Order dari Pihak Lain
Pada
setiap pelaksana kegiatan atau yang lebih dikenal dengan Event
Orginizer ataupun pada setiap organisasi/lembaga lainnya, kegiatan juga
dapat lahir dari sebuah penawaran dari pihak lain. Penerimaan kegiatan
dari sebuah pihak lain merupakan sebuah bentuk pelaksaanaan kegiatan
yang biasanya bersifat kontrak kerja ataupun join partner untuk
melaksanakan kegiatan tersebut. Hal-hal seperti itu dapat terjadi
apabila kita dapat menjalin komunikasi yang baik antar lembaga maupun
membuka jaringan organisasi dengan berbagai pihak.
c. Ada Program yang Bersifat Dropping dari Struktur yang Lebih Tinggi
Pada
organisasi yang mempunyai sifat struktur hirarkis dan garis koordinasi
pada tingkatan pusat hingga di daerah yang lebih kecil, sering terjadi
suatu dropping dari tingkatan atas kepada area
organisasi dibawahnya sebagai sebuah program pusat untuk daerah yang
harus dilakukan didaerah. Contoh, Sebuah organisasi pada tingkatan DPP
memberikan suatu program kegiatan kepada organisasi pada tingkatan DPD.
d. Program Rekayasa Baru
Lahirnya
sebuah kegiatan tidak hanya bersifat rutinitas ataupun dropping, akan
tetapi bagi sebuah organisasi yang melahirkan suatu idea atau
gagasan-gagasan yang akan diperbuat dan digerakkan juga merupakan alas
an mengapa lahirnya sebuah kegiatan itu. Karena, sensasi ataupun inovasi
baru adalah hal yang menunjang organisasi/IO untuk dapat terus eksis
dan berbuat dalam menunjukkan eksistensinya. Berlomba-lomba untuk
melahirkan program baru juga merupakan suatu kompetisi positif dalam
menunjukkan kompetensi dan produktivitas lembaga tersebut.
e. Program untuk menyelesaikan masalah yang timbul
Pada
setiap organisasi ataupun lembaga, konflik ataupun masalah sedikit
banyak pasti terjadi. Konflik dianggap penting karena dengan adanya hal
tersebut kita dapat menilai sejauhmana kondisi organisasi saat ini.
Dalam situasi tersebut, solusi yang dapat dilakukan salah satunya adalah
bagaimana organisasi dapat melaksanakan suatu kegiatan yang diharapkan
dapat meyelesaikan permasalahan itu. Hal-hal tersebut sering dianggap
mudah, akan tetapi apabila konflik terus terjadi pada organisasi maka
akan membahayakan keadaan organisasi pula.
Inti dari pada alasan mengapa adanya program kegiatan adalah Kalau organisasi tidak ingin berhenti dari dinamika kehidupan maka harus ada kegiatan secara berkesinambungan.
V. FUNGSI PANITIA UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATAN
a. Menyebarkan Informasi
Dalam
melaksanakan suatu kegiatan perlu adanya panitia. Panitia merupakan
orang yang bertanggunng jawab atas kesuksesan jalannya kegiatan. Salah
satu fungsi panitia adalah publikasi kegiatan atau penyebaran informasi.
Kegiatan yang telah terencana dan akan dilaksanakan perlu adanya
penyebaran informasi untuk terlebuh dahulu. Dengan tujuan agar kegiatan
dapat diketahui oleh semua pihak dan akan berdampak positif pada
kemeriahan kegiatan tersebut.
b. Menghasilkan Ide
Selain
menyebarkan informasi, panitia juga berfungsi untuk menghasilkan
ide-ide yang dianggap penting dalam pelaksanaan kegiatan. Ide-ide yang
dilahirkan oleh panitia sangat diperlukan bagi kelangsungan kegiatan
karena baik secara konsep maupun teknis, ide-ide panitialah yang akan
mengatur itu semua.
c. Menyelesaikan Masalah
Dalam
melaksanakan kegiatan, panitia tidak selalu dihadapkan pada situasi
yang baik atau berjalan dengan lancar. Akan tetapi, pada setiap
pelaksanaan kegiatan kerap sekali terjadi masalah-masalah didalam, baik
itu permasalahan internal maupun ekternal. Maka oleh sebab itu, panitia
harus dapat menyelesaikan setiap permasalahan yang terjadi dengan
semata-mata tujuannya adalah kegiatan dapat kondusif dan terlaksana
dengan baik.
d. Mewujudkan Koordinasi, Komunikasi dan Kerja Sama
Panitia
bertanggung jawab penuh atas kesuksesan atau kegagalan dalam
pelaksanaan kegiatan. Setiap panitia bercita-cita agar setiap kegiatan
yang dilaksanakan dapat berjalan dengan sukses. Maka oleh sebab itu,
koordinasi, komunikasi dan kerja sama merupakan hal yang mutlak harus
dilakukan oleh panitia agar tujuan dari pada kesuksesan kegiatan.
e. Membuat Keputusan-Keputusan
Panitia
berwenang untuk membuat keputusan-keputusan yang penting bagi
pelaksanaan kegiatan. Apalagi disaat kondisi kegiatan krisis yang
membutuhkan keputusan yang cepat dan tepat demi kelangsungan kegiatan.
f. Melaksanakan Kegiatan
Suatu
fungsi yang normative bagaimana panitia seyogyanya harus melaksanakan
kegiatandari mulai persiapan sampai selesainya kegiatan. Segala bentuk
konsep maupun teknis kegiatan harus dilaksanakan oleh panitia dengan
harapan agar kegiatan dapat terlaksana dengan sukses.
VI. MENGANALISA KEBUTUHAN KEGIATAN
Dalam
membentuk tim Organizing Committee yang baik setiap anggota panitia
harus dapat menganalisa atau membuat rancangan kebutuhan-kebutuhan yang
diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan. Dengan adanya analisis kebutuhan
kegiatan akan memudahkan kerja panitia dalam mempersiapkan dan
melaksanakan proses kegiatan. Proses kinerja yang sistematis dan praktis
akan terbentuk pada tim OC dalam melakukan kegiatan.
Maka oleh sebab itu, cara yang dilakukan tim OC untuk menganalisis kebutuhan kegiatan adalah:
a. Buatlah rencana kerja kegiatan: mengapa, apa, kapan, dimana, siapa dan bagaimana.
b. Buatlah tahapan kerja, bayangkan kegiatan yang diharapkan, lalu tentukan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapainya.
c. Rincilah
kebutuhan kegiatan tersebut: jumlah panitia, peserta, ruang, tempat,
waktu, pembicara/narasumber, peralatan, perlengkapan, uang (pemasukan
dan pengeluaran), dan lain-lain.
d. Bentuk panitia yang jumlah orang dan bagian-bagiannya sesuai dengan kebutuhan.
Tips untuk memudahkan bagi OC dalam menganalisa kebutuhan kegiatan yaitu: Tulis apa yang akan dikerjakan, Kerjakan apa yang telah anda tulis dan Tulis apa yang telah anda kerjakan.
VII. MENDESAIN STRUKTUR KEPANITIAAN
Suksesnya
suatu kegiatan tergantung dari pada bagaimana kinerja panitia dalam
membentuk tim yang baik dalam pelaksanaan kegiatannya. Membentuk tim OC
yang baik adalah salah satu upaya yang harus dilakukan agar kegiatan
yang dilaksanakan dapat berjalan dengan sukses. Mendesain struktur
kepanitiaan yaitu poin penting yang harus dilakukan agar proses tim
kepanitiaan dapat terbentuk dengan solid. Kesolitan kinerja panitia akan
memudahkan proses pelaksanaan kegiatan yang berjalan dengan sukses.
Cara mendesain struktur kepanitiaan dalam membentuk tim OC yang baik adalah:
a. Menyusun kepanitiaan dengan menempatkan orang sesuai dengan kemampuannya.
b. Syarat menjadi panitia; mau, tahu, mampu dan ada waktu.
c. Buatlah struktur organisasi kepanitiaan.
d. Buatlah “job description” (uraian kerja) per bagian dan lebih baik lagi per orang.
e. Buatlah jadwal kerja untuk semua bagian
VIII. FUNGSI KETUA PANITIA SEBAGAI KOORDINATOR PELAKSANA KEGIATAN
a. Merencanakan Kerja Panitia
Ketua panitia sebagai koordinator kegiatan menpunyai
fungsi yang urgen yaitu dalam merencakan kerja panitia. Mulai dari
persiapan hingga pelaksanaan kegiatan kepemimpinan ketua panitia
berpengaruh besar atas kinerja panitia. Keseluruhan kinerja tim OC
selalu di bawah control ketua panitia.
b. Mengadakan Rapat Koordinasi
Rapat
merupakan hal yang tidak asing bagi setiap lembaga, baik itu juga pada
kepanitiaan. Rapat koordinasi merupakan hal yang harus dilakukan oleh
kepanitian agar terbentuknya tim yang baik. Karena dalam rapat
koordinasi semua permasalahan ataupun persiapan acara akan dibahas dan
diterapkan dalam proses pelaksanaan kegiatan. Peran ketua panitia juga
dituntut besar melahirkan inisiatif untuk mengadakan rapat koordinasi.
c. Menyimpan Dokumen dan Informasi
Disamping
akan kebutuhan teknis, dokumen dan informasi juga hal yang harus ditata
dan dikeloa dengan baik agar tidak terjadi kebocoran-kebocoran
informasi diluar panitia. Selain ketua panitia, peran sekretaris panitia
juga dituntut besar pada bidang ini. Karena sekretaris panitia
merupakan pendamping ketua panitia dalam penyelesaiaan permasalahan
dokumen dan kesekretariatan.
d. Memotivasi Panitia untuk Bekerja
Dalam
pelaksanaan kegiatan, panitia pasti dihadapkan dengan berbagai keadaan
yang suka maupun duka. Disaat tim panitia mengalami dinamika dimana
kepanitiaan mulai menunjukkan ketidakseriusan atau kejenuhan dalam
proses kinerja, maka pada situasi ini peran ketua panitia diharapkan
besar dalam penyelesaiaannya. Memotivasi panitia untuk bekerja dan
merasionalisasikan bahwasanya tujuan dan titik puncak keberhasilan
panitia apabila suatu program kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan
dengan sukses. Maka dengan demikian, panitia dapat termotivasi dengan
spirit profesionalitas tim yang mengedepankan tanggung jawab panitia
akan kegiatan.
e. Mengawasi dan Mengarahkan Pekerjaan
Ketua
panitia dalam memimpin tim akan dihadapkan dengan berbagai karakter
panitia dalam melaksanakan proses kerjanya. Mulai dari karakter panitia
yang mempunyai inisiatif besar dalam bekerja, panitia yang hanya
menumpang popularitas, panitia yang bekerja apabila diperintah dan
panitia yang bekerja apa bila melihat orang lain bekerja. Maka pada
situasi tersebut sosok ketua panitia harus dapat menjawab persoalan itu
dengan memaksimalkan pengawasan dan pengarahan pekerjaan agar semua
panitia dapat bekerja dan menghasilkan suatu kegiatan yang terlaksana
dengan sukses.
f. Meminta Hasil Kerja dan Evaluasi
Pada
asarnya tim OC terdiri dari beberapa bidang yang menanggung jawapi pada
setiap bidangnya. Dalam hal ini ketua panitia diharuskan untuk meminta
setipa hasil kerja pada setiap bidang tersebut agar dapat dijadikan
referensi laporan kerja. Laporan tersebut akan dibahas dan dievaluasi
apabila terdapat kesalahan dan kekurangan dengan tujuan agar kedepan
kinerja panitia lebih baik lagi.
IX. PELAKSANAAN KEGIATAN YANG EFEKTIF
Organizing
Committee (OC) bercita-cita agar kegiatan yang dilaksanakan dapat
berjalan dengan baik dan sukses. Pelaksanaan kegiatan yang efektif
dituntut besar oleh bagaimana kinerja tim OC dalam
melaksanakan kegiatan itu. Suatu upaya bagaimana menghasilkan suatu
kegiatan yang efektif dalam membentuk ti OC yang baik adalah:
a. Usahakan kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana
b. Siapkan rencana cadangan apabila situasi dan kondisi berubah. Cth: pembicara tdk hadir
c. Antisipasi segala kemungkinan dengan menyiapkan alternatif pengganti.
d. Apabila semua usaha telah dicoba maka hasilnya kita serahkan kepada Allah SWT
X. EVALUASI KEGIATAN
Proses
akhir yang dilakukan oleh kepanitiaan sebagai tim OC yang baik adalah
pengevaluasian kegiatan. Evaluasi berfungsi sebagai media untuk menilai
sejauh mana kinerja tim dalam pelaksanaan kegiatan. Pengevaluasian tidak
hanya dilakukan pada saat selesai kegiatan, akan tetapi evaluasi juga
penting dilakukan apabila kondisi kepanitiaan dalam keadaan tidak
kondusif.
Berikut adalah bagaimana tim OC melakukan pengevaluasian kegiatan atas kinerja panitia:
a. Tujuannya
adalah untuk mengetahui apakah kegiatan sudah dilaksanakan dengan baik,
jika ada penyimpangan dapat diperbaiki dan sebagai bahan pertimbangan
untuk kegiatan selanjutnya.
b. Evaluasi tidak hanya dilakukan setelah kegiatan selesai tapi harus diadakan pada masa persiapan dan pada saat pelaksanaan kegiatan.
c. Buatlah kriteria keberhasilan secara umum dan khusus untuk masing-masing bagian dalam kepanitiaan.
d. Bandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kriteria yang sudah dibuat.
e. Evaluasi bisa dilakukan dengan meminta pendapat dari peserta kegiatan baik secara lisan maupun tulisan.
f. Buat laporan hasil kegiatan serta evaluasinya.